Hybridní pošta se v Ostrově osvědčila, město ji bude využívat i nadále a na více pracovištích
Služba je pro město výhodná nejen ekonomicky, ale hlavně z důvodu šetření času a práce úředníků. Ti totiž nemusejí tisknout, obálkovat a razítkovat poštovní zásilky. Vše jednoduše odešlou na úložiště a najatá firma vše zpracuje za ně, včetně odeslání adresátům.
„Město Ostrov využívá uvedenou službu od března 2020 k plné spokojenosti, po vyhodnocení nákladů na poštovné se ukázalo, že i přes relativně krátkou dobu požívání hybridní pošty v rámci přestupkových řízení spojených s provozováním radaru ve Stráži nad Ohří je výše výdajů na poštovné hybridní pošty srovnatelná s náklady na zpracování odesílané korespondence z městského úřadu klasickým způsobem, tedy zpracování veškerých dokumentů, vytištění a ofrankování. Obě položky překročily za rok 2020 částku půl milionu korun,“ vysvětluje mluvčí ostrovské radnice Jiří Jiránek.
Rada města proto na svém lednovém zasedání rozhodla o dodatku smlouvy s dosavadním poskytovatelem těchto služeb, který městu předložil nejvýhodnější nabídku.
„Podstatou hybridní pošty je systém odesílání pošty určeným adresátům tak, že zpracovatel odesílané pošty tedy náš úřad, uloží na domluveném datovém úložišti každý pracovní den digitálně zpracované odesílané poštovní zásilky k předem domluvené hodině. Zpracovatel je po uplynutí této doby stáhne z úložiště, vytiskne obálky k dokumentům, vytiskne samotné dokumenty, složí je a vloží do obálek za současného provedení kontroly shody cílového adresáta na dokumentu a na obálce, obálky zalepí, ofrankuje a předá ještě týž den k distribuci poště. Dodavatel současně zabezpečuje veškeré náležitosti ohledně vrácení dodejek, řešení nedoručitelných zásilek a podobných věcí,“ doplňuje mluvčí Ostrova.
Využívání služeb hybridní pošty přináší úsporu času úředníkům městského úřadu, kteří nejsou zatěžováni nejjednoduššími kancelářskými pracemi – tiskem, skládáním, obálkováním, frankováním a odesíláním korespondence.
„Tato služba je zahrnuta v rámci paušálu za každý dopis odeslaný hybridní poštou a pohybuje se v řádech jednotek korun včetně spotřebního materiálu. Šetříme tak nejméně 20 tisíc korun ročně. Linka na zpracování hybridní pošty dokáže za hodinu zpracovat až 60 tisíc dopisů.“ dodal starosta města Jan Bureš (ODS).
Vítězná firma dokáže tyto služby zajistit i při odesílání korespondence na Slovensko a do budoucna plánuje rozšířit nabídku i o Německo a Rakousko.
„Město Ostrov po nabytí dobrých zkušeností připravuje postupné odesílání korespondence s využitím hybridní pošty i z ostatních odborů městského úřadu. Chce se i touto formou aktivně připojit k dlouhodobému vládnímu úkolu digitalizace státní správy,“ uzavřel starosta města.
